Har passet gått ut? Så gör du, steg för steg

Att upptäcka att passet har gått ut är ett av de ögonblick då tiden plötsligt känns väldigt verklig. Oavsett om du upptäckte det tre månader före en resa eller står vid incheckningsdisken på flygplatsen just nu, beror nästa steg helt på vilken situation du befinner dig i.

Scenario A: Du upptäckte det hemma, med en resa på gång

Den här situationen går att lösa - men hur lätt beror på hur mycket tid du har kvar innan du reser.

Hur brådskande du behöver agera avgör vad du ska göra:

• Gott om tid innan resan: ansök om standardförnyelse online via passmyndighetens webbplats - GOV.UK i Storbritannien, travel.state.gov i USA.
• Resan närmar sig: ansök omedelbart och betala för påskyndad handläggning. Både Storbritannien och USA erbjuder en snabbare betaltjänst online, och båda publicerar sin aktuella handläggningstid.
• Resan börjar bli nära: ring passmyndigheten direkt i stället för att bara förlita dig på webbplatsen - HM Passport Office:s rådgivningslinje i Storbritannien, eller US National Passport Information Center i USA.
• Resan är omedelbart förestående: fråga om en akuttid och ta med bevis på dina resdatum. Storbritannien erbjuder en Premium-tjänst samma dag på utvalda passkontor, och USA erbjuder tider på regionala passmyndigheter.

Alla större passmyndigheter håller tillbaka akuttider som inte syns online. Om din tidsram är snäv, ring i stället för att bara förlita dig på webbplatsen.

Scenario B: Du upptäckte det på flygplatsen

Det här scenariot händer oftare än man tror, och stegen är inte självklara när du är under press.

Steg 1: Håll dig lugn och gå bort från kön. Du kommer inte att flyga med det här planet, och ju snabbare du accepterar det, desto snabbare kan du börja arbeta på lösningen.

Steg 2: Gå till flygbolagets disk omedelbart. Lämna inte flygplatsen - prata direkt med flygbolaget och förklara situationen. Vissa flygbolag ombokar utan ombokningsavgift vid genuina dokumentnödlägen - inte alla, men det är värt att fråga. Be om svaret skriftligt om de går med på det.

Steg 3: Kontrollera om inrikesresa är möjlig. Ett utgånget pass kan i vissa länder fortfarande godkännas som legitimation för inrikesflyg, även om det inte är garanterat. Om din slutdestination går att nå inrikes från en närmare stad kan det vara ett alternativ medan du löser passfrågan. Brittiska resenärer bör läsa vad ett utgånget pass innebär för resor i Storbritannien, eftersom reglerna skiljer sig åt beroende på rutt.

Steg 4: Kontakta passmyndigheten per telefon. Förklara din situation. I Storbritannien, ring HM Passport Office:s rådgivningslinje och fråga om den tidigaste tillgängliga tiden på närmaste passkontor. I USA, ring US National Passport Information Center och fråga om akuttider på närmaste regionala passmyndighet. Fråga specifikt om akutalternativ, eftersom snabbare tider ofta inte listas på webbplatsen.

Steg 5: Boka boende nära passkontoret. Om du får en tid följande dag behöver du någonstans att bo. Spara kvitton - om du har reseförsäkring kan vissa av dessa kostnader vara ersättningsbara.

Steg 6: Kontakta ditt reseförsäkringsbolag. Ett pass som upptäcks ha gått ut på flygplatsen kan omfattas av reseförsäkringen beroende på din försäkring. Ring och kontrollera i stället för att anta något åt något håll.

Andra passproblem som gör att resenärer nekas

Utgångsdatum är den vanligaste anledningen till att ett pass stoppas på flygplatsen, men andra problem ger samma resultat. Det som gör dem lättare att missa är att de, till skillnad från utgångsdatum, inte kommer med en synlig nedräkning.

1. Ett skadat pass

Synlig skada räcker för att du ska nekas. Flygbolag och gränspoliser kan neka inresa om det finns trasiga eller lösa sidor, vattenskador som gör text eller foto oläsligt, eller något som hindrar chipet från att skannas. Bedömningen är subjektiv, vilket gör den oförutsägbar: ett pass som fungerar utan problem vid en gräns kan nekas vid en annan.

Barns pass är särskilt utsatta. Pennmarkeringar på fotosidan, böjda pärmar eller en lös sida under resan räcker för att orsaka problem. Ett ersättningspass innebär en ny ansökan, och ett nytt foto som faktiskt godkänns. Kontrollera varje pass i ditt hushåll innan ni reser, inte bara kvällen innan.

2. Ett namn som inte matchar biljetten

En namnavvikelse mellan pass och boardingkort gör att du nekas. Det drabbar ofta personer efter ett juridiskt namnbyte - giftermål, skilsmässa eller ett formellt namnbytesbeslut - där passet ännu inte har uppdaterats. Det drabbar även bokningsfel: ett mellannamn på biljetten som saknas i passet, eller tvärtom.

Även små avvikelser som en saknad mellaninitial eller en omkastad bokstav kan ibland lösas av flygbolagets personal, men det är inget du kan räkna med. Se till att varje namn på varje biljett stämmer exakt med varje namn i varje pass, inklusive barnens namn.

3. Ett osignerat pass

De flesta pass har ett fält för namnteckning. Vissa länder - däribland USA - kräver att passet är signerat för att räknas som giltigt för resa. Ett osignerat pass kan nekas vid gränsen. Det här är vanligast ett problem med pass utfärdade till barn som var för unga för att skriva under, eller med helt nya pass som innehavaren glömde signera innan avresan. Kontrollera namnteckningsfältet innan du lämnar hemmet.

4. Otillräcklig giltighetstid för resmålet

Passets utgångsdatum är inte den enda tidsgränsen som spelar roll. Många länder kräver att det förblir giltigt under en minsta period efter ankomstdatumet - vanligtvis sex månader, även om vissa bara kräver tre månader eller enbart längden på vistelsen. Att anlända med ett tekniskt giltigt pass som inte uppfyller det här kravet leder till att du nekas vid gränsen, precis som med ett utgånget pass.

Den här regeln tillämpas inte konsekvent på alla resmål, vilket gör den lätt att missa. Sexmånadersregeln för pass förklarar vilka länder som tillämpar den och vilka som inte gör det, med ett räkneexempel på hur den beräknas.

5. Att inte kontrollera visumkrav innan du reser

Visum- och elektroniska researtillstånd (ETA) ändras ofta och varierar beroende på medborgarskap, resmål och syftet med resan. Att anlända utan rätt inresetillstånd - i tron att visumfri inresa gäller när det faktiskt krävs ett - leder till nekad ombordstigning eller att du skickas tillbaka vid gränsen. En rutt som var visumfri förra gången du reste kan ha ändrats sedan dess.

Kontrollera de officiella inresekraven för ditt resmål via ditt lands reseinformationstjänst inför varje resa: gov.uk/foreign-travel-advice för brittiska passinnehavare, travel.state.gov för amerikanska passinnehavare, eller smartraveller.gov.au för australiska passinnehavare. Lita inte på vad som gällde förra gången.

Så säkerställer du att det aldrig händer igen

Grundorsaken är oftast densamma: ingen påminnelse på plats. Ställ in en påminnelse om utgångsdatum minst 12 månader före utgångsdatumet - inte 6 månader. Det ger dig tid att förnya med standardhandläggning utan att betala för påskyndad service, och utan stressen av en snäv tidsram.

Gör det här för varje pass i ditt hushåll separat. Barns pass går ut snabbare - 5 år i de flesta länder jämfört med 10 för vuxna - och är de som oftast missas.

Innan du förlitar dig på det här: det här är en blogg, inte en officiell källa. Regler och detaljer ändras, och din situation kan se annorlunda ut. Vi kontrollerar det vi publicerar, och vi kan ändå ha fel eller vara inaktuella. Om något här har betydelse för dina planer, bekräfta det med ansvarig myndighet innan du gör något.