Schengens passregler för familjeresor: det här missar föräldrar

Att boka en familjeresa till Europa börjar oftast på samma sätt: du kollar ditt eget pass, ser att det finns flera års giltighet kvar, och bekräftar bokningen. Fällan kommer veckor senare, när någon äntligen öppnar lådan och upptäcker att ett barns pass - utfärdat på en kortare klocka än ditt eget - går ut tidigare än någon trodde. Ingen skickar föräldrar ett varningsbrev om det här. Incheckningsdisken levererar nyheten i stället.

Två regler och en egenhet hos barnpass förklarar nästan alla familjers Schengenproblem, och alla tre kan kontrolleras på fem minuter samma dag du bokar.

Den verkliga Schengenregeln: 3 månader efter avresa

EU:s krav är precist: ditt pass måste vara giltigt i minst 3 månader efter det datum du avser lämna Schengenområdet, och det måste ha utfärdats inom de föregående 10 åren.

Föreställ dig att din familj återvänder från Italien den 20 augusti. Varje pass behöver giltighet till ungefär den 20 november - det är tre månader efter ditt avresedatum, inte ditt ankomstdatum, och inte ditt bokningsdatum. Ett pass som går ut den 10 november klarar inte det testet, även om själva semestern tar slut veckor tidigare.

Villkoret om utfärdande inom 10 år drabbar brittiska familjer på ett särskilt sätt. Äldre brittiska pass kunde ha extra outnyttjade månader tillagda från ett tidigare pass, så vissa häften visar mer än 10 år mellan utfärdande och utgångsdatum. Vid inresa i Schengenområdet räknas inte de extra månaderna: passet måste vara under 10 år gammalt den dag du reser in, oavsett vilket utgångsdatum som står tryckt inuti.

Varför det här inte är 6-månadersregeln

De flesta resenärer har tagit till sig tanken att pass behöver sex månaders giltighet för att kunna resa någonstans. Den regeln är verklig - Thailand kräver sex månaders giltighet, och många andra länder tillämpar en version av den. Men Schengen gör det inte. Europa kräver tre månader efter avresa, vilket är mildare, och ändå blandas de två ihop till ett vagt "sex månader från något håll" som skapar både falskt alarm och falsk trygghet.

Vår guide till 6-månadersregeln går igenom vilka länder som faktiskt tillämpar den. Vår förklaring av passgiltighet täcker det allmänna fallet. Här håller vi oss till Schengen, eftersom det är där familjer oftast räknar fel på ett subtilt sätt.

Barnpass går på en snabbare klocka

Vuxenpass gäller vanligtvis i 10 år; barns pass bara i fem. Den asymmetrin är där annars omsorgsfulla planer går snett.

Källor: US Department of State, GOV.UK, Canada.ca, Australian Passport Office.

En familj på fyra personer arbetar därför med fyra olika utgångsscheman. Det tidigaste datumet avgör om resan över huvud taget blir av. Två vuxna som förnyar tillsammans kommer att glida isär från sina barns handlingar inom några år - vilket är precis varför det att kolla ditt eget pass säger nästan ingenting om familjens beredskap.

För amerikanska familjer finns en extra komplikation: ett barns pass kan inte förnyas per post. Varje förnyelse kräver en ny personlig ansökan, och rutinhandläggningen tar för närvarande flera veckor, plus posttid åt båda hållen - vilket är hanterbart i mars men blir ett verkligt problem två veckor före avresa. Brittiska familjer har det något enklare: kolla bara aktuella handläggningstider innan bokning och räkna med extra tid om mer information behövs.

Verkligheten vid incheckning: Timatic rundar inte av

Oavsett vad gränsen skulle tolerera möter du reglerna tidigare än så - vid incheckningen. Flygbolag kontrollerar varje pass mot IATA:s Timatic-databas, som tillämpar varje destinations inresekrav exakt. Om ditt returdatum kräver giltighet till den 20 november och ett pass går ut den 15 november säger systemet nej. Det finns inget "nästan tillräckligt" och inget undantag - flygbolag som checkar in en passagerare som inte får resa in måste flyga hem dem på egen bekostnad.

Ett underkänt pass stannar sällan bara en person; det stoppar hela familjen. Få föräldrar skickar iväg tre familjemedlemmar och lämnar en kvar vid disken, så i praktiken blir hela bokningen ombokad eller förlorad.

Femminutersgranskningen för hela familjen

Lösningen är enkel och tar bara några minuter. Samma dag du bokar samlar du in alla pass i hushållet och antecknar varje utgångsdatum och utfärdandedatum. Ställ sedan två frågor för varje pass: kommer det fortfarande vara giltigt tre månader efter din hemresa, och utfärdades det för mindre än tio år sedan? Allt som misslyckas med endera testet går in i förnyelsekön samma vecka - då kan du fortfarande förnya, planera om resan eller flytta datumen utan påföljd.

Barn behöver samma marginal som vuxna. Det finns inget barnundantag från giltighetsreglerna - ett femårigt barns pass får samma Timatic-behandling som ditt eget. En sidonotering för brittiska och irländska resor: Irland ingår inte i Schengen alls. Resor mellan Storbritannien och Irland går under det separata Common Travel Area-avtalet, så dra inga generella slutsatser från en resa till Dublin baserat på en resa till Paris.

Inget av det här kräver en app. Ett kalkylblad hjälper gott och väl de flesta familjer, och en kalenderpåminnelse två gånger om året sköter det mesta av jobbet. Det enda som inte går att kompromissa med: gör granskningen vid bokningstillfället, när ett kort pass fortfarande är ett ärende, inte en nödsituation.

Innan du förlitar dig på det här: det här är en blogg, inte en officiell källa. Regler och detaljer ändras, och din situation kan se annorlunda ut. Vi kontrollerar det vi publicerar, och vi kan ändå ha fel eller vara inaktuella. Om något här har betydelse för dina planer, bekräfta det med ansvarig myndighet innan du gör något.