Familjepasshantering: Förvara flera familjepass på ett säkert sätt

När du reser med barn blir det att hålla ordning på fem pass över två länders krav den typ av problem som väcker dig mitt i natten. En förälder har 8 år kvar på sitt, den andra har 7, och din äldsta barn har 6 år återstående. Men din yngstas - den som inte kan sitta still tillräckligt länge för ett anständigt foto - upphör att gälla om bara 18 månader. Det är ett system som ingen förklarar förrän du står vid grässtransaktionen och grinddödsmannen frågar dig vilket pass din 12-åring ska resa på. Att sätta upp ett system som klarar av detta kaos börjar med att förstå varför familjer ofta får det fel.

Varför familjer får passhantering fel

Problemet börjar litet. Du har ditt eget pass, din make eller maka har sitt. Sedan får du barn, och plötsligt har du fyra separata handlingar med fyra separata utgångsdatum. Människans hjärna är inte byggd för att spåra fyra olika förnyelsetidslinjer, särskilt när livet blir intensivt. En person blir standardperson för att hantera det hela - vanligtvis personen som redan hanterar all annan reselogistik - och den enkla felkällan blir en risk.

Det andra problemet är att barnpass upphör att gälla mycket snabbare än vuxenpass. I USA håller barnpass för under 16-åringar i 5 år, medan vuxenpass håller i 10 år. Det samma gäller i Storbritannien - barns handlingar upphör att gälla efter 5 år, inte 10. Det betyder att ditt yngsta barns pass ofta blir begränsande faktorn för familjeresorna. Du kan ha en förälder med 8 år giltighet kvar, men om ditt yngstas pass upphör att gälla om 18 månader, är det din planeringshorizon.

De flesta familjer inser det här inte förrän de redan har bokat en resa. En förälder hittar passen en vecka före avresa, skannar dem hastigt medan packar, och upptäcker att ett barns handlingar inte klarar 6-månaders giltighetsregeln för deras destination. Resan är nu i fara, eller behöver en brådskande och dyr passförnyelse.

Grunden: En säker plats för alla familjepass

Det första steget är att centralisera var familjepass förvaras. Det betyder en krypterad digital plats där du förvarar varje familjemedlems handlingar - inte spridda över tre olika molntjänster och en låda i köket.

Krypterad lagring är viktig eftersom pass innehåller ditt fullständiga juridiska namn, födelsedatum och passnummer - information nog för identitetsstöld. Allmänna fotolageringsappar som Google Foton eller iCloud behandlar dina handlingar som ögonblicksbilder snarare än känslig identitetsdata. En lösenordsskyddad PDF-mapp på din enhet, eller en app specifikt byggd för att hantera reshandlingar, ger dig krypteringsskiktet du behöver.

Endast digitala kopior. Skanna fotoidentitetssidan på varje familjemedlems pass. En tydlig bild av sidan som visar foto, namn, födelsedatum, passnummer och utgångsdatum räcker. Det bör ta 30 sekunder per person.

När de är skannade, förvaras dessa kopior i ditt krypterade valv - tillgängliga när du behöver kontrollera ett gültighetsdatum, bevisa att du har handlingar när du bokar resor, eller ge nödinformation till en konsulat om något går fel utomlands.

Ställ in profiler för varje familjemedlem

I ett delat system bör varje persons skiva innehålla sina resedokument:

• En profil per familjemedlem med sitt passnummer, utfärdandedatum och utgångsdatum
• Ett fält för visumssidor och visumsutgångsdatum om de innehar något
• Körkortsutgångsdatum (relevant för biluthyrning utomlands)
• Reseförsäkringsdokumentnummer och utgångsdatum

Vanligtvis en person - reseplaneringen - fungerar som systemets förvaltare, ställer in det och håller det aktuellt. Men eftersom allting är centraliserat kan alla familjemedlemmar ta fram sin egen information utan att behöva fråga, vilket är viktigt när någon förnyar sitt eget pass och behöver bekräfta ett utgångsdatum.

När du bokar en resa blir det första steget automatiskt: logga in i ditt system, ta fram varje familjemedlems profil, och kontrollera gültighetsdatumet mot ditt destinations krav. Gör detta innan du betalar för flyg - förutsätt aldrig att du har tid att sortera utgångna handlingar när resan är betald. Om någons pass är inom 12 månader från utgång när du bokar en resa, börja förnyelseprocessen omedelbar snarare än att hoppas kunna pressa in det senare.

Fysiska säkerhetskopieringar och nödåtkomst

Digitala lagring är bekväm, men enheter går sönder och appar kan ha problem. Varje familj bör också behålla en fysisk säkerhetskopiering av väsentliga passidor - behåll en på en annan plats än originalen.

De flesta familjer gör det här genom att behålla original i en hemmsäker eller säker låda, digitala kopior i sin krypterade app, och en utskriven säkerhetskopiering av varje ID-sida på en annan plats - hos en betrodd familjemedlem, i en säkerhetslåda, eller i ett annat rum i ett brandsäker kassaskåp.

Om du fastnar utomlands och behöver ersätta ett förlorat eller stulet pass är det här säkerhetskopian som en ambassad eller konsulat behöver för att påskynda ett brådskande ersättningspass. En fysisk kopia som förvaras säkert hemma kan skickas till dig medan du reser om behov, och ger dig ett sätt ut om dina enheter inte fungerar.

För internationell resor, bär aldrig alla familjepass tillsammans i samma väska. Varje person bär sitt eget handlingar. Om ditt handbagage blir stulet på en flygplats har du inte förlorat fem års planering. Endast en familjemedlems pass är omedelbar risk, och du har digitala kopior för att bevisa allas status.

Dubbla pass och komplexa familjer

För familjer där en eller båda föräldrar innehar dubbel medborgarskap blir systemet något mer komplext men viktigare att hantera försiktigt.

Du kan resa på ett brittiskt pass till vissa destinationer och ett irländskt pass till andra. Ditt barn kan inneha tre medborgarskap och resa på vilket pass som är mest bekvämt för destinationen. Flygbolag prioriterar ofta ditt pass efter nationalitet när du checkar in, och vissa konsu lat kräver faktiskt att du kommer in på ett specifikt pass - vilket betyder att "det bästa" alternativet för din resa beror på vart du ska och hur du kommer dit.

Lösningen är enkel: behåll kopior av alla pass i ditt system, och markera vilken nationalitet var och en representerar. När du planerar en resa, kontrollera varje familjemedlems alternativ och besluta vilket pass som fungerar bäst för den specifika destinationen. Dokumentera ditt beslut någonstans tillgänglig - en anteckning i din resagrans, eller ett anteckningsfält i din passapp - så om något går fel, kommer du ihåg vilket handlingar du använt.

Vad annat reser med pass

Utöver passet själv förtjänar flera andra handlingar en plats i ditt familjeresystem:

• Reseförsäkringsdokument. Behåll försäkringsnummer och utgångsdatum för varje familjemedlems individuella täckning - det är lätt att förbise en persons utgångsdatum tills ditt krav blir avslaget mitt under resan.
• Visumssidor och visumsfartyg. Om någon i din familj innehar ett visum, behåll en kopia av visumsidan och eventuella godkännandebrev. Förvara deras visumutgångsdatum i ditt spårningssystem.
• Reseregler och godkännanden. ETIAS (EU förresor godkännandesystem), eller någon annan förresebehörigande, bör spåras här med utfärande och utgångsdatum.
• Körkortsbok. Om du hyr en bil behöver du körkortsbok för alla förare i din grupp. Dessa har också utgångsdatum som kan fånga familjer.

Behåll alla dessa på ett tillgängligt ställe. Panikken av att rota genom din telefon eller väska på flygplatsens skranken, sneda på suddig foton av visumsidor - det här är exakt vad det här systemet förhindrar.