Je paspoort lezen: welke datum echt telt

Je bent halverwege een online inreisaanvraag, elf uur 's avonds. Er wordt om het paspoortnummer gevraagd, de afgiftedatum, de afgevende instantie en de vervaldatum, voor vier personen. Je opent het eerste paspoort en vindt twee data boven elkaar gedrukt, in dezelfde opmaak, zonder dat een van beide duidelijk in de taal van het formulier staat aangegeven.

De meesten van ons hebben nooit echt geleerd een paspoort te lezen. We weten ongeveer waar de vervaldatum staat en vertrouwen op de rest. Dat werkt prima tot een formulier, een grensbeambte of een luchtvaartmaatschappij iets specifieks vraagt, en dan begint het verschil tussen twee erg vergelijkbare data ineens flink uit te maken.

De twee data, en wat elk ervan bepaalt

De datapagina van je paspoort heeft een afgiftedatum en een vervaldatum, en die doen ieder iets heel anders.

De afgiftedatum is de dag waarop het paspoort is gemaakt. Die zet de klok in gang: tien jaar voor de meeste volwassen paspoorten, vijf voor de meeste kinderpaspoorten. Het is ook de datum waar een handvol inreisregels rechtstreeks naar kijkt, wat mensen verrast die denken dat het slechts administratieve details zijn.

De vervaldatum is de harde grens, en dat is wat de bekende geldigheidsregels meten. Als een land om zes maanden resterende geldigheid vraagt, telt het zes maanden terug vanaf de vervaldatum tot de dag van je aankomst. Onze gids over de 6 maanden-paspoortregel gaat na welke landen die hanteren.

Als je één ding van deze pagina onthoudt, laat het die asymmetrie zijn: de afgiftedatum beschrijft het document, en de vervaldatum beschrijft hoe lang je er nog op kunt reizen.

Waarom er 'datum van expeditie' op je paspoort kan staan

Veel mensen zoeken op wat «date of expedition» op een Engelstalig formulier of paspoort betekent, en het antwoord is geruststellend saai: het betekent afgiftedatum.

De uitdrukking komt uit het Spaans en het Portugees. Fecha de expedición en data de expedição vertalen allebei letterlijk naar het Engels als «expedition date», en vertaalde formulieren nemen die formulering klakkeloos over. Hetzelfde veld heet date de délivrance in het Frans, data di rilascio in het Italiaans, Ausstellungsdatum in het Duits, datum van afgifte in het Nederlands en utfärdandedatum in het Zweeds.

Ze betekenen allemaal hetzelfde, en geen van alle betekenen ze vervaldatum. Vraagt een formulier om een «expedition date», dan wil het de oudste van je twee data.

De datumnotatie is juist bedoeld om dit te voorkomen

Kijk goed en je ziet dat veel paspoorten hun data niet alleen in cijfers afdrukken. De maand staat meestal voluit in letters in plaats van in cijfers.

Daar zit een goede reden achter. Puur in cijfers geschreven is 03/04/26 in het grootste deel van de wereld 3 april, en in de Verenigde Staten 4 maart. Een grensbeambte die vluchtig naar een document kijkt, kan zich die dubbelzinnigheid niet veroorloven, en een voluit geschreven maand haalt hem weg.

De dubbelzinnigheid komt terug zodra je de datum in een formulier overtypt, want formulieren gebruiken wél cijfers. Controleer voordat je iets invult of het veld DD/MM/JJJJ of MM/DD/JJJJ wil, en controleer het opnieuw voor het tweede paspoort in plaats van aan te nemen dat het formulier het onthouden heeft. Een afgewezen aanvraag kost meestal een vergoeding en wachttijd, en een verwisselde dag en maand is een makkelijke manier om dat te veroorzaken.

Vier paspoorten, vier verschillende klokken

Dit alles stapelt zich geruisloos op in een gezin. Paspoorten worden meestal afgegeven wanneer ze nodig zijn en niet allemaal tegelijk, dus de afgiftedata in één huis lopen zelden gelijk, en de vervaldata ook niet.

Kinderen maken dat verschil groter. De meeste kinderpaspoorten zijn half zo lang geldig als een volwassen paspoort, dus een paspoort dat in dezelfde maand als dat van een ouder is afgegeven, verloopt zo'n vijf jaar eerder. Ouders met nog jaren geldigheid voor de boeg lopen het meeste risico verrast te worden door het document van een kind, omdat er geen aanleiding is om erover na te denken totdat een formulier ernaar vraagt. We leggen uit hoe je de paspoorten van een heel gezin op orde houdt in meerdere paspoorten tegelijk beheren.

Het tienjarige paspoort dat geen tien jaar geldig is

De afgiftedatum houdt op een bijzaak te zijn zodra een land hem rechtstreeks controleert. Paspoortkantoren rolden ongebruikte maanden van een verlopend paspoort vroeger door naar het vervangende exemplaar, waardoor een vernieuwd paspoort tien jaar en een paar maanden extra kon meegaan, wat destijds gul leek.

Recent afgegeven Britse paspoorten hebben die extra maanden niet meer, maar oudere paspoorten die ze wel hebben, zijn nog steeds in omloop en worden nog gebruikt.

Schengenlanden passen aan de grens twee aparte toetsen toe op een niet-EU-paspoort: het moet minder dan tien jaar voor je aankomstdatum zijn afgegeven, en het moet nog minstens drie maanden geldig blijven na je geplande vertrekdatum. Een paspoort met negen maanden extra kan ruim aan de tweede toets voldoen en zakken voor de eerste, en dat is een lastig gesprek aan een balie in Madrid met een document dat nog niet is verlopen.

Controleer beide data voor een reis naar Europa, niet alleen de datum onderaan de pagina.

Land van afgifte en afgevende instantie zijn verschillende velden

Bovenaan de datapagina staat een landcode van drie letters voor het land van afgifte. Daaronder, meestal in een eigen veld, staat de afgevende instantie: het bureau of de dienst die het paspoort daadwerkelijk heeft gemaakt.

Het land telt zwaarder dan mensen verwachten. Het bepaalt tot welk consulair netwerk je je wendt als een paspoort kwijtraakt of gestolen wordt, en dat is zelden het land waar je toevallig woont. Het bepaalt ook welke inreisregels voor je gelden, en dat is precies waarom mensen met dubbele nationaliteit goed nadenken welk paspoort ze tonen. Voor de praktische kant hiervan bespreken we het in wat te doen als een paspoort in het buitenland kwijt is.

Het veld met de afgevende instantie is vooral nuttig bij formulieren. Sommige aanvragen willen het woordelijk, andere accepteren het land, en het gewoon overtypen gaat sneller dan gokken.

Het paspoortnummer verandert. Wat eraan gekoppeld zit niet.

Bij een vernieuwing wordt meestal een nieuw nummer afgegeven, en niets dat al naar het oude nummer verwees, werkt zichzelf bij.

Visa die al in het vorige paspoort zijn gestempeld of afgedrukt, blijven daar staan, en vluchten die voor de vernieuwing zijn geboekt, dragen ook nog het oude nummer. Loyaliteitsprofielen van luchtvaartmaatschappijen, lidmaatschappen voor trusted travellers en opgeslagen reizigersgegevens op boekingssites blijven allemaal gekoppeld aan het nummer dat gold toen je ze invulde.

Op zichzelf is dat allemaal niet dramatisch. Het wordt vervelend wanneer een instapkaart en een paspoort elkaar tegenspreken bij een incheckbalie, dus het is de moeite waard om na een vernieuwing een rustig half uurtje te nemen om de paar plekken bij te werken waar het nummer staat.

Waar dit allemaal op de pagina staat

De datapagina is de stevige, gelamineerde pagina met je foto, en de opmaak ervan is internationaal gestandaardiseerd, niet bedacht door elk land apart. Daarom is een paspoort van waar dan ook leesbaar voor een grensbeambte waar dan ook, en daarom kun je, zodra je er één kunt lezen, ze allemaal lezen.

De twee regels met tekens en pijltjes onderaan zijn de machineleesbare zone. Ze herhalen een deel van de pagina erboven in een formaat dat een scanner in één keer kan uitlezen, maar niet alles: de vervaldatum staat erin, de afgiftedatum niet. Schade daar wordt veel serieuzer genomen dan een kras op de kaft. We beschrijven waar die regel precies zit in reizen met een beschadigd paspoort.

Als de labels op je eigen datapagina niet in het Nederlands staan, helpt de indeling nog steeds: de twee data staan samen afgedrukt, in dezelfde opmaak, en de vervaldatum is de latere van de twee.

Voordat je hierop vertrouwt: dit is een blog, geen officiële bron. Regels en details veranderen, en jouw situatie kan anders zijn. We controleren wat we publiceren, en we kunnen er alsnog naast zitten of verouderd zijn. Als iets hier belangrijk is voor je plannen, laat het dan bevestigen door de instantie die erover gaat voordat je iets doet.